Изплащане на командировъчни разходи за чужбина

ОПИСАНИЕ на стопанската операция:

Ние от Алфа ООД сме дружество, което се занимава с предоставянето на консултантски услуги.

На 01.04.2019 г. издаваме заповед за 5-дневна командировка на служител от предприятието до наш клиент в Берлин.

Във връзка с командировката, на лицето са предоставени 175 евро дневни пари (по 35 евро на ден). Сумата е изплатена от касата на предприятието преди командированото лице да замине.

На 07.04.2019 г., ден след завръщането си, служителят докладва писмено за резултата от командировката и представя документи за разходите за пътни и квартирни.

ДОКУМЕНТИ, осигуряващи документалната обоснованост на сделката:

- Заповед за командировка в чужбина;

- Авансов отчет.

СЪЩНОСТ НА СТОПАНСКАТА ОПЕРАЦИЯ (по-скоро от гледна точка на Алфа ООД):

• Икономическа:

Разходите представляват намаляване на икономическите изгоди през отчетния период под формата на изтичане или намаляване на активи, или понасяне на пасиви, което води до намаляване на собствения капитал, различно от намаленията, свързани с плащания към акционерите под формата на дивидент или намаляване на капитал с цел плащания към акционерите (това е еквивалентна дефиниция с тази на загуба). Разходите на предприятието изразяват стойността на ресурсите и услугите, които то използва за извършване на своята дейност. Следователно разходите са основополагащ фактор, определящ цената на продукт или услуга и степента на рационално използване на вътрешния потенциал на едно предприятие. От друга страна, разходите оказват непосредствено влияние върху  крайния резултат (печалба или загуба) от дейността на всяко предприятие или сектор. Разходите на практика представляват стойността на консумираните блага. Те са основни елементи при изготвяне на калкулациите, а оттам оказват и влияние за определяне на цените на стоки, услуги, продажби и т.н.

Разходи за командировки са регламентирани в Наредбата за командировките и специализациите в чужбина.

В случаите на служебна командировка работодателят има правото едностранно да реши кой служител да бъде командирован, къде и за какъв период, като за това време на служителя или работника се полагат дневни, пътни и квартирни пари (освен трудовото му възнаграждение) с цел да бъде компенсиран за неудобствата, понесени в изпълнение на поставените задачи извън мястото на работата или местоживеенето.

• Счетоводна:

• Данъчна:

ЗКПО:

ЗДДС: 

ЗДДФЛ: Съгласно ЗДДФЛ всички дневни пари, изплатени в граница до двукратен на минимума размер, са необлагаем за командированото лице доход. Всички пари, изплатени над този двоен размер, са облагаем доход за командированото лице. Техният размер трябва да бъде включен във ведомостта за заплати за месеца, в който е било командировано, и те да бъдат обложени с данък и осигуровки като част от възнаграждението му.

ЗОПБ: Съгласно Закона за ограничаване на плащанията в брой на територията на страната могат да се извършват плащания в брой до 10 000 лв. Разплащания на суми, равни или по-големи от 10 000 лв., се извършват само чрез превод или внасяне по разплащателна сметка.

• Финансова – от страна на Алфа ООД:

  ОПР: Формира се разход за командировки,

БАЛАНС: В резултат на цялата стопанска операция

ОПП: В резултат на платените разходи за командировка

ОСК: Финансовият резултат е

Където: ОПР – Отчет за Приходите и Разходите | ОПП – Отчет за Паричния Поток | ОСК – Отчет за Собствения Капитал

ПОДХОД И СТЪПКИ ЗА ОСЧЕТОВОДЯВАНЕ:

Тази стопанска операция се осчетоводява, като се отразява предоставянето на служебния аванс на подотчетното лице, след това се закрива вземането от него срещу отчитане на разход за командировка, а накрая разходът се отнася в загуба от отчетния период. Това става в следните стъпки:

1. Предоставянето на служебния аванс за командировката се осчетоводява, като се дебитира сметка 422 „Вземания от подотчетни лица“ (увеличение на вземанията от подотчетни лица) и се кредитира сметка 502 „Каса във валута“ (намаление на паричните средства във валута).

Възникналото вземане от подотчетно лице се отразява по аналитичността му към сметка 422 „Вземания от подотчетни лица“, по която ще се следи и закрие при осчетоводяването на авансовия отчет.

Тази счетоводна статия се записва на база Разходен касов ордер, съставен при изваждането на парите в брой от касата, и Заповед за командировка, връчена на командированото лице.

2.

3.

                Забележка 1: Номерът на всяка счетоводна статия (СС) съответства на описаните стъпки за осчетоводяване. В малките скоби след номера на статията е посочена датата на осчетоводяване. Прието е, че всеки постъпил документ или възникнало събитие се осчетоводява в деня на издаването му, съответно възникването му.

                Забележка 2: По принцип стопански операции се приключват в сметка ”Текуща печалба/загуба” само в автоматизираните системи за управление и осчетоводяване (ERP), а в класическите счетоводни софтуери натрупаните приходи и разходи, съответно в групи 70 и групи 60, се приключват в сметка ”Текуща печалба/загуба” на определен период от време. За целите на примера ние приключваме операцията в сметка 123, за да можем да покажем проявлението на операцията в различните финансови отчети.

СС1 (01.04.2019): Осчетоводяване на отпуснатия служебен аванс за командировката

ОБОРОТНА ВЕДОМОСТ в резултат на всички счетоводни статии:

ИЗМЕНЕНИЯ В ОТЧЕТИТЕ в резултат на всички счетоводни статии:

Използвани Счетоводни сметки:

123 (Печалби и загуби от текущата година) – Активно-пасивна сметка, която показва счетоводния финансов резултат на дружеството. В случай че салдото по сметката е дебитно, това показва счетоводна Загуба (намаляване на собствения капитал). В случай че салдото по сметката е кредитно, това показва счетоводна Печалба (увеличение на собствения капитал). Ако финансовият резултат в началото на отчетния период е Печалба (имаме начално салдо Кт), то сметката се дебитира и се отнася в Неразпределена печалба от минали години. Ако финансовият резултат в началото на отчетния период е Загуба (имаме начално салдо Дт), то сметката се кредитира и се отнася в Непокрита загуба от минали години. В края на отчетния период сметката се дебитира срещу кредита на сметките за разходи и се кредитира срещу сметките за приходи. Така се стига до нетния счетоводен финансов резултат на дружеството за отчетния период, след което сметката отново се кредитира, за да се начисли годишният корпоративен данък.

502 (Каса във валута) – Активна сметка, която показва и проследява на касовите наличности във валута. Касовите наличности във валута се оценяват по текущ курс на определената валута. Увеличенията на паричните наличности във валута се осчетоводяват по Дт на сметката, а намаленията се осчетоводяват по Кт на сметката. Дт оборот на сметката показва сумата на всички увеличения на актива Каса във валута (при изтегляне на пари от банкова сметка и внасяне в каса, при получаване на плащане от клиенти, при получаване на суми от други контрагенти и др.), а Кт оборот на сметката показва сумата на всички намаления на Касата във валута (при внасяне на пари в банковата сметка от касата, при плащане на задължения към доставчици и други кредитори, при предоставяне на служебен аванс и др.). Текущото и крайно салдо на сметката е Дт – показва сумата на всички налични парични средства във валута.

Забележка: Изчерпателно описание на сметките можете да видите в глава Сметкоплан.