Отчетен служебен аванс за покупка на материали

ОПИСАНИЕ на стопанската операция:

Ние от Алфа ООД сме дружество, което се занимава с предоставянето на консултантски услуги.

На 05.07.2019 г. предоставяме служебен аванс в размер на 300 лв. на наш служител – Иван Иванов, за купуване на 20 пакета копирна хартия.

Касиерът на дружеството съставя Разходен касов ордер.

На 10.07.2019 г. Иван Иванов отчита служебния аванс, като предоставя фактура за покупката на 20 пакета копирна хартия на стойност 240 лв. с включен ДДС и възстановява остатъка от предоставените му средства в размер на 60 лв.

Касиерът на дружеството съставя Приходен касов ордер.

Забележка: Алфа ООД и Делта ООД са регистрирани по ЗДДС.

ДОКУМЕНТИ, осигуряващи документалната обоснованост на сделката:

- Авансов отчет;

- Фактура за закупените материали;

- Приходен касов ордер.

СЪЩНОСТ НА СТОПАНСКАТА ОПЕРАЦИЯ (по-скоро от гледна точка на Алфа ООД):

• Икономическа:

Паричните средства са бързоликвиден финансов инструмент, използван като средство за разплащане, средство за размяна и средство за натрупване. Съгласно МСС 7 „Отчети за парични потоци“ паричните средства биват: парични средства, налични в брой, и такива под формата на безсрочни депозити.

При тази стопанска операция, от гледна точка на Алфа, е намален един актив – Вземане от подотчетни лица, срещу увеличение на друг актив – Пари и отчитане на разход за канцеларски материали.

Съгласно МСС 2 „Материални запаси“ материалните запаси са активи: държани за продажба в обичайния ход на стопанската дейност; намиращи се в процес на производство за такава продажба; или под формата на материали или запаси, които се изразходват в производствения процес или при предоставянето на услуги. В конкретния случай закупената хартия не отговаря на нито един от тези критерии, защото няма да бъде държана за продажба, нито ще бъде вложена в производството. Тя ще бъде отчетена директно като разход, тъй като ще бъде използвана незабавно в административния процес на дружеството. Разходът ще бъде отнесен към административната дейност. За Алфа е налице очакването да се генерират приходи от основната дейност и след като посрещне всички свои административни, управленски, маркетинг и други разходи, да реализира печалба.

• Счетоводна:

• Данъчна:

ЗКПО: От гледна точка на Алфа, има реализиран както счетоводен, така и данъчен разход, в размер на покупната стойност на хартията. На доставчика е платено в брой, затова освен фактура за документиране на стопанската операция, ни е необходим и фискален бон (касова бележка).

ЗДДС:

ЗОПБ:

• Финансова – от страна на Алфа ООД:

ОПР: Формира се разход от покупката

БАЛАНС: В резултат на цялата стопанска операция

ОПП: В резултат на извършеното възстановяване

ОСК: Финансовият резултат е

Където: ОПР – Отчет за Приходите и Разходите | ОПП – Отчет за Паричния Поток | ОСК – Отчет за Собствения Капитал

ПОДХОД И СТЪПКИ ЗА ОСЧЕТОВОДЯВАНЕ:

Тази стопанска операция се осчетоводява, като се отразява покупката на офис консумативите срещу възникване на задължение към доставчик, след това се закрива задължението срещу намаление на вземанията от подотчетни лица и се отчита възстановената сума в брой. Накрая разходът се отнася в загуба от отчетния период. Това става в следните стъпки:

1. Покупката на копирна хартия се осчетоводява, като се дебитират сметка 601 „Разходи за материали“ (увеличаване на разходите за материали) и сметка 4531 „Начислен ДДС върху покупките“ (увеличаване на правото на данъчен кредит по ДДС), и се кредитира сметка 401 „Задължения към доставчици” (увеличаване на задълженията към доставчици) с аналитичност Делта ООД.

Закупените химикали се отразяват аналитично по сметка 601 „Разходи за материали“.

Получената фактура се отразява в отделна партида по аналитичността на Делта ООД, по която ще се следи задължението, което ще се закрие чрез прихващане с вземането от подотчетното лице.

Тази счетоводна статия се записва на база получената от нас фактура, издадена от Делта ООД.

2.

3.

4.

Забележка 1: Номерът на всяка счетоводна статия (СС) съответства на описаните стъпки за осчетоводяване. В малките скоби след номера на статията е посочена датата на осчетоводяване. Прието е, че всеки постъпил документ или възникнало събитие се осчетоводява в деня на издаването му, съответно възникването му.

Забележка 2: По принцип стопански операции се приключват в сметка ”Текуща печалба/загуба” само в автоматизираните системи за управление и осчетоводяване (ERP), а в класическите счетоводни софтуери натрупаните приходи и разходи, съответно в групи 70 и групи 60, се приключват в сметка ”Текуща печалба/загуба” на определен период от време. За целите на примера ние приключваме операцията в сметка 123, за да можем да покажем проявлението на операцията в различните финансови отчети.

СС1 (06.07.2019): Осчетоводяване на покупката на копирна хартия – Фактура

ОБОРОТНА ВЕДОМОСТ в резултат на всички счетоводни статии:

ИЗМЕНЕНИЯ В ОТЧЕТИТЕ в резултат на всички счетоводни статии:

Използвани Счетоводни сметки:

123 (Печалби и загуби от текущата година) – Активно-пасивна сметка, която показва счетоводния финансов резултат на дружеството. В случай че салдото по сметката е дебитно, това показва счетоводна Загуба (намаляване на собствения капитал). В случай че салдото по сметката е кредитно, това показва счетоводна Печалба (увеличение на собствения капитал). Ако финансовият резултат в началото на отчетния период е Печалба (имаме начално салдо Кт), то сметката се дебитира и се отнася в Неразпределена печалба от минали години. Ако финансовият резултат в началото на отчетния период е Загуба (имаме начално салдо Дт), то сметката се кредитира и се отнася в Непокрита загуба от минали години. В края на отчетния период сметката се дебитира срещу кредита на сметките за разходи и се кредитира срещу сметките за приходи. Така се стига до нетния счетоводен финансов резултат на дружеството за отчетния период, след което сметката отново се кредитира, за да се начисли годишният корпоративен данък.

501 (Каса) –  Активна сметка, която показва и проследява изменението на актива Парични средства в лева на Каса. Увеличенията на паричните средства в брой в лева се осчетоводяват по Дт на сметката, а намаленията им се осчетоводяват по Кт на сметката. Дт оборот на сметката показва сумата на всички увеличения на актива Каса в лева (при изтегляне на пари от банкова сметка и внасяне в каса, при получаване на плащане от клиенти, при получаване на суми от други контрагенти и др.), а Кт оборот на сметката показва сумата на всички намаления на Касата в лева (при внасяне на пари в банковата сметка от касата, при плащане на задължения към доставчици и други кредитори, при предоставяне на служебен аванс и др.). Текущото и крайно салдо на сметката е Дт – показва сумата на всички налични парични средства в лева.

Забележка: Изчерпателно описание на сметките можете да видите в глава Сметкоплан.