След като работникът или служителят постъпва на работа за първи път и е удостоверил това с писмена декларация, за работодателя възниква задължение да издаде трудова книжка за работника или служителя в срок до 5 календарни дни от датата на постъпване. Например, ако датата на постъпване е 01.04.2021 г., то работодателят трябва да издаде трудова книжка на работника или служителя до 06.04.2021 г. Стойността на трудовата книжка е за сметка на работодателя. Трудовата книжка се издава по утвърден образец и всеки работодател трябва да води прономерован, прошнурован и заверен с неговия подпис и печат дневник за издадените от него трудови книжки. Дневникът за издаване на трудови книжки съдържа пореден номер, дата на издаване, три имена и ЕГН на работника или служителя, дата и подпис на работника или служителя при връщане на трудовата му книжка. Поредният номер от дневника се преписва на първата страница в трудовата книжка за работника или служителя. Когато трудовата книжка бъде изписана се издава нова трудова книжка, но на мястото на номера в трудовата книжка се вписва текст „Продължение“.
При прекратяване на трудовото правоотношение за работодателя възникват три задължения. Първо, работодателят трябва да поиска трудовата книжка на работника или служителя. Второ, той е длъжен да впише в трудовата книжка данните, свързани с прекратяването. Третото задължение е да предаде трудовата книжка незабавно на работника или служителя. И трите задължения зависят от датата на прекратяване, но не само, защото, за да бъдат изпълнени, на първо място работникът или служителят трябва да е изпълнил своето задължение и да е предоставил трудовата книжка на работодателя.
